Autor

Alexandre Hermida Mondelo (Vigo, 1977) es licenciado en Ingeniería Superior en Informática y en Ciencias Empresariales por la Universidad Antonio de Nebrija. Posee el Executive Master en Dirección de Sistemas y Tecnologías de la Información, impartido por el Instituto de Empresa de Madrid, y ha participado en los programas Gestalent (2001) y Campus de Excelencia de la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria (2005).

Su amplia formación en gestión y su experiencia como docente, coordinador de posgrados y consultor en diversos proyectos empresariales, incluyendo la creación, lanzamiento y gestión de empresas tecnológicas, le han llevado a la coautoría de esta obra publicada por Ideaspropias Editorial.

Inmaculada Iglesias Fernández (Vigo, 1983) es licenciada en Documentación y diplomada en Biblioteconomía y Documentación por la Universidad de Salamanca, y ha cursado un máster en Investigación en Documentación, impartido por la Universidad Carlos III.

Su experiencia como documentalista e investigadora en documentación le ha permitido ser, junto a Alexandre Hermida Mondelo, la coautora de este libro.

Índice

INTRODUCCIÓN

1. El archivo. Concepto y finalidad
1.1. Clases de archivos
1.1.1. Por su ubicación: centralizado, descentralizado o mixto
1.1.2. Por su contenido: público o privado
1.1.3. Por la frecuencia de su utilización: activo o de gestión, semiactivo o definitivo
1.1.4. Por el tipo de soporte: papel y electrónico
1.2. Sistemas de registro y clasificación de documentos
1.2.1. Alfabético
1.2.2. Numérico
1.2.3. Alfanumérico
1.2.4. Temático
1.2.5. Geográfico
1.2.6. Cronológico
1.2.7. Otros
1.3. Mantenimiento del archivo físico
1.3.1. Recursos materiales
1.3.2. Infraestructura del archivo
1.4. Mantenimiento del archivo informático
1.4.1. Métodos
1.4.2. Unidades de conservación
1.5. Planificación de un archivo de gestión de documentación
1.5.1. Análisis de la estructura de la organización y el tipo de actividad para fijar la estructura de archivo más adecuada
1.5.2. Determinación de contenidos y tipo de documentos que se van a archivar
1.5.3. Sistemas de registro y codificación que se van a implantar
1.5.4. Clasificación de documentos y niveles de acceso y restricciones del personal
1.5.5. Definición de las formas de acceso al archivo
1.5.6. Normas de conservación de documentación obsoleta o histórica: destrucción, archivo definitivo, etc.
1.5.7. Elaboración del manual de archivo, atendiendo a la normativa vigente, en relación a la calidad, uso y conservación de archivos
1.5.8. Comunicación a los empleados de los procedimientos de acceso
1.6. Los flujogramas en la representación de procedimientos y procesos
1.6.1. Concepto
1.6.2. Características, tipos, simbología, diseño y elaboración
CONCLUSIONES
AUTOEVALUACIÓN
SOLUCIONES

2. Utilización y optimización de sistemas informáticos de oficina
2.1. Análisis de sistemas operativos: evolución, clasificación y funciones
2.2. Instalación y configuración de sistemas operativos y aplicaciones: controles, parches y periféricos
2.3. Gestión del sistema operativo: gestión de procesos, memoria, ficheros, usuarios y recursos
2.4. Gestión del sistema de archivos: elementos, funciones y búsquedas
2.5. Exploración o navegación: barra de menú, barra principal, barra de dirección, panel lateral, panel de visualización y barra de estado
2.6. Grabación, modificación e intercambio de información
2.6.1. Documentos estáticos y dinámicos
2.6.2. Vinculación e incrustación de información
2.7. Herramientas
2.7.1. Compresión y descompresión
2.7.2. Multimedia
2.8. Procedimientos para usar y compartir recursos
2.8.1. Configuración de grupos de trabajo
2.8.2. Protocolos de comunicación
2.8.3. Servicios básicos de red
2.9. Optimización de los sistemas
2.9.1. Entorno gráfico y accesibilidad
2.10. Técnicas de diagnóstico básico y solución de problemas
2.10.1. Catálogo de incidencias
2.10.2. Reproducción de incidencias y soluciones
2.11. Procedimientos de seguridad, integridad, acceso y protección de información
2.11.1. Copias de seguridad y mecanismos alternativos
2.11.2. Programas maliciosos
2.12. Normativa legal aplicable
2.12.1. Propiedad intelectual
2.12.2. Ley Orgánica de Protección de Datos de carácter personal (LOPD)
2.12.3. Código de Comercio
CONCLUSIONES
AUTOEVALUACIÓN
SOLUCIONES

3. Implantación y transición de sistemas de gestión electrónica de la documentación
3.1. Organización y funcionamiento de los centros de documentación y archivo
3.1.1. Determinación de los elementos que intervienen en un sistema informatizado de gestión documental
3.2. Ventajas e inconvenientes del soporte informático frente a los soportes convencionales
3.2.1. Desde el punto de vista de la seguridad
3.2.2. Desde la óptica del uso racional de los recursos
3.2.3. Desde el punto de vista económico
3.3. Definición del flujo documental a partir de aplicaciones informáticas específicas: flujo paralelo, flujo secuencial, flujo convergente y flujo interactivo
3.4. Diseño del sistema de clasificación general para toda la documentación
3.4.1. Determinación de los periodos de vigencia atendiendo a los preceptos legales
3.4.2. Codificación de documentos
3.4.3. Normalización de los sistemas de ordenación y clasificación: manual de archivo y clasificación de documentos
3.4.4. Valoración de los documentos que hay que conservar en soporte papel de acuerdo con la normativa legal
3.4.5. Establecimiento de niveles de seguridad (back-up y otros medios) y de acceso a cada documento
3.4.6. Instrucciones para seguimiento, conservación, almacenamiento, duración del archivo, expurgo y control de documentos de acuerdo con la normativa vigente
3.5. Enfoques y sistemas de calidad en la gestión de la documentación
3.5.1. Norma UNE-ISO 15489
3.5.2. Modelo EFQM de Calidad y Excelencia
3.5.3. Otras normas
CONCLUSIONES
AUTOEVALUACIÓN
SOLUCIONES

PREGUNTAS FRECUENTES

GLOSARIO

EXAMEN

BIBLIOGRAFÍA

Sinopsis

Si hace veinticinco años era complicado administrar la documentación en papel, las nuevas tecnologías han provocado que, aunque aumente el número de documentos con los que se trabaja, se puedan gestionar de manera más rápida y eficaz.

El desarrollo de mecanismos que aseguran la fiabilidad y autenticidad de los documentos digitales provoca que los soportes informáticos empiecen a imponerse al papel. En este libro se tratarán los principios y procedimientos de gestión de la documentación en archivos convencionales y digitales, así como los sistemas de clasificación, codificación y almacenamiento apropiados para cada caso. Además, se analizarán los procedimientos de gestión documental, determinando los elementos intervinientes, garantizado la trazabilidad, vigencia y unicidad de los mismos, y utilizando sistemas de representación de flujos.

978-84-9839-131-2

Ficha técnica

Número de horas
30
Número de páginas
232
Año de publicación
2014
Formato
Libro

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