UF0513 Gestión auxiliar de archivo en soporte convencional o informático

Autor

Alexandre Hermida Mondelo (Vigo, 1977) es licenciado en Ingeniería Superior en Informática y en Ciencias Empresariales por la Universidad Antonio de Nebrija. Posee el Executive Master en Dirección de Sistemas y Tecnologías de la Información, impartido por el Instituto de Empresa de Madrid, y ha participado en los programas Gestalent (2001) y Campus de Excelencia de la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria (2005).

Su amplia formación en gestión y su experiencia como docente, coordinador de posgrados y consultor en diversos proyectos empresariales, incluyendo la creación, lanzamiento y gestión de empresas tecnológicas, le han llevado a la coautoría de esta obra publicada por Ideaspropias Editorial.

Inmaculada Iglesias Fernández (Vigo, 1983) es licenciada en Documentación y diplomada en Biblioteconomía y Documentación por la Universidad de Salamanca, y ha cursado un máster en Investigación en Documentación, impartido por la Universidad Carlos III.

Su experiencia como documentalista e investigadora en documentación le ha permitido ser, junto a Alexandre Hermida Mondelo, la coautora de este libro.

Índice

INTRODUCCIÓN

1. Sistemas operativos habituales
    1.1. Sistema operativo
    1.2. Entorno de trabajo. Interface
           1.2.1. Partes
           1.2.2. Desplazamiento
           1.2.3. Configuración
    1.3. Carpetas, directorios, operaciones con ellos
           1.3.1. Definición
           1.3.2. Creación
           1.3.3. Cambio de nombre
           1.3.4. Apertura
           1.3.5. Copiado
           1.3.6. Cambio de ubicación
           1.3.7. Eliminación
    1.4. Ficheros, operaciones con ellos
           1.4.1. Definición
           1.4.2. Creación
           1.4.3. Cambio de nombre
           1.4.4. Apertura
           1.4.5. Copiado
           1.4.6. Cambio de ubicación
           1.4.7. Guardado
           1.4.8. Eliminación
    1.5. Aplicaciones y herramientas
    1.6. Exploración/navegación
    1.7. Configuración de elementos
    1.8. Cuentas de usuario. Uso
    1.9. Copia de seguridad. Soportes
    1.10. Operaciones en un entorno de red
           1.10.1. Acceso
           1.10.2. Búsqueda de recursos de red
           1.10.3. Operaciones con recursos de red
CONCLUSIONES
AUTOEVALUACIÓN
SOLUCIONES

2. Archivo y clasificación de documentación administrativa
    2.1. El archivo en la empresa
           2.1.1. Descripción
           2.1.2. Finalidad
           2.1.3. Importancia del archivo para la empresa
           2.1.4. Tipos de archivos
           2.1.5. Equipos y materiales para el archivo
           2.1.6. Funcionamiento de un archivo
           2.1.7. Mantenimiento de un archivo
           2.1.8. Proceso de archivo de un documento
           2.1.9. Normas que regulan la conservación de documentos
           2.1.10. Destrucción de los documentos
           2.1.11. Confidencialidad y seguridad de la información
    2.2. La organización del archivo
           2.2.1. Centralizado
           2.2.2. Descentralizado
           2.2.3. Mixto
           2.2.4. Activo
           2.2.5. Semiactivo
           2.2.6. Inactivo o pasivo
    2.3. Sistema de ordenación y clasificación de documentación administrativa
           2.3.1. Concepto de ordenación y clasificación
           2.3.2. Clasificación alfabética
           2.3.3. Clasificación numérica
           2.3.4. Sistema mixto
           2.3.5. Clasificación cronológica
           2.3.6. Criterio geográfico
           2.3.7. Clasificación por materias
CONCLUSIONES
AUTOEVALUACIÓN
SOLUCIONES

3. Base de datos
    3.1. El sistema gestor de bases de datos
    3.2. Entrada y salida de la aplicación
    3.3. La ventana de la aplicación
    3.4. Objetos básicos
           3.4.1. Tablas
           3.4.2. Consultas
           3.4.3. Formularios
           3.4.4. Informes o reportes
    3.5. Creación
    3.6. Apertura
    3.7. Guardado
    3.8. Cierre
    3.9. Copia de seguridad
    3.10. Herramientas de recuperación y mantenimiento
CONCLUSIONES
AUTOEVALUACIÓN
SOLUCIONES

4. Inserción de datos en tablas
    4.1. Registros y campos
    4.2. Introducción de datos
    4.3. Movimientos por los campos y registros
    4.4. Eliminación de registros
    4.5. Modificación de registros
    4.6. Copiado y movimiento de datos
    4.7. Búsqueda y reemplazado de datos
    4.8. Aplicación de filtros
    4.9. Ordenación alfabética de campos
    4.10. Formatos de una tabla
    4.11. Operaciones básicas con tablas
            4.11.1. Cambio del nombre
            4.11.2. Eliminación
            4.11.3. Copiado
            4.11.4. Exportación e importación
            4.11.5. Impresión
CONCLUSIONES
AUTOEVALUACIÓN
SOLUCIONES

5. Consultas de selección
    5.1. Operadores lógicos y álgebra relacional
    5.2. Creación
    5.3. Guardado
    5.4. Ejecución
    5.5. Modificación de los criterios
    5.6. Impresión de resultados
    5.7. Eliminación
CONCLUSIONES
AUTOEVALUACIÓN
SOLUCIONES

6. Formularios e informes
    6.1. Introducción, modificación y eliminación de datos en formularios
    6.2. Aplicación de filtros en formularios
    6.3. Creación de informes con el asistente
    6.4. Publicación de informes en el procesador de texto para su mejora
    6.5. Impresión de formularios e informes
CONCLUSIONES
AUTOEVALUACIÓN
SOLUCIONES

PREGUNTAS FRECUENTES

GLOSARIO

EXAMEN

BIBLIOGRAFÍA

CRÉDITOS FOTOGRÁFICOS

Sinopsis

En la actualidad, se hace imprescindible para toda empresa gestionar de manera eficaz los archivos y documentos de los que se disponen. Para ello, es necesario conocer el funcionamiento de diferentes programas informáticos que facilitarán la organización y el tratamiento de datos así como la importancia de realizar un correcto almacenamiento de los diversos documentos de una entidad.

En esta obra, el profesional aprenderá a clasificar de manera eficiente los archivos y a almacenar los documentos en función del soporte y de los materiales disponibles para su guardado. Además, el manual trata específicamente del modo de empleo de un software específico de gestión de bases de datos como es Access. Este programa recopila toda la información en tablas, lo que facilita que se obtenga una visión global de toda la información de la que se dispone en la organización.

Este libro se convertirá en una herramienta de referencia para cualquier profesional que quiera conseguir una gestión de datos eficaz y una clasificación adecuada de archivos en la empresa en la que desarrolle su actividad.